Arkivering av bokföring innebär att man säkert förvarar räkenskapsinformation i Sverige i sju år efter det kalenderår räkenskapet avslutades. För företag med räkenskapsår från juli till juni innebär det att informationen måste sparas i sju år och sex månader. Skyldigheten att arkivera information börjar när det finns någon räkenskapsinformation att spara, det vill säga när den första verifikationen skapas.
Vem är ansvarig för arkivering?
Ansvarig för arkiveringen varierar beroende på bolagsform. För enskilda firmor ansvarar den fysiska personen som äger företaget för att bevara räkenskapsinformationen och om verksamheten överlåts, ansvarar vanligtvis överlåtaren för arkiveringen. När det gäller juridiska personer som aktiebolag och handelsbolag är det i grunden den juridiska personen som ansvarar för arkiveringen. Styrelse, VD eller den som i huvudsak har ansvarat för arkiveringen är den fysiska person som bär det yttersta ansvaret för att arkiveringen går till på ett korrekt sätt. Vid överlåtelse av bolaget övergår skyldigheten till de som tar över verksamheten, det vill säga att räkenskapsinformationen “följer med” företaget.
Om man överlåter eller delar uppdraget för den löpande bokföringen med en redovisningsbyrå eller annan uppdragstagare, är denne skyldig att överlåta räkenskapsinformationen till den fysiska eller juridiska personen som bolaget står i, vilket ofta sker i samband med skifte av räkenskapsår eller bokslut.
Hur ska bokföringen arkiveras?
Räkenskapsinformationen ska förvaras och transporteras på ett säkert sätt för att undvika risker för skada eller förlust. Det innebär att man bör välja en plats som inte är utsatt för brand, översvämning eller stöld, som till exempel kontor eller privata fastigheter. När det gäller elektroniskt material behöver det inte förvaras fysiskt, men det bör vara säkert och skyddat. Det är viktigt att räkenskapsinformationen är lättåtkomlig och överskådlig, så att revisorer och myndigheter kan få tillgång till den vid behov.
Vad ska arkiveras?
Räkenskapsinformation, en term som används av både lagtexter och Bokföringsnämnden, beskriver viktiga dokument som är omfattade av arkiveringsplikten enligt Bokföringslagen. Dessa dokument inkluderar:
Grund- och huvudbokföring
Sidoordnad bokföring
Verifikationer
Systemdokumentation och behandlingshistorik
Årsbokslut
Årsredovisning
Balansräkning
Förenklat årsbokslut och specifikation av balansräkningspost
Orginalhandlingen som verifikationerna hänvisar till
Vad menas med orginalhandling
När man mottar ett dokument i form av en PDF via e-post, är det viktigt att hålla originalet intakt. Skriver du ut pappret och kastar PDFen, har du förstört orginalhandlingen. För att söka på kundnamn eller mappa alla e-postmeddelanden från en viss kund, rekommenderas det att spara e-postmeddelandet och skapa en regel i e-postprogrammet för att automatiskt mappa alla e-postmeddelanden från samma avsändare.
När det gäller att konvertera papper till digitalt, såsom leverantörsfakturor eller kvitton, är det viktigt att spara pappersoriginalet i tre år. Efter det fjärde året kan pappersoriginalet tas bort och bokföringen kan fortsätta att sparas endast digitalt i ytterligare fyra år (totalt sju år). Det är viktigt att komma ihåg att kvitton ofta bleknar snabbt, så det kan vara en bra idé att scanna in dem och ta ut en kopia som arkiveras tillsammans med originalet. På så sätt kan bokföringen presenteras helt digitalt via bokföringsprogrammet. Bokföringslagen kräver att bokföringen ska vara överskådlig och i god ordning, så det är viktigt att se till att alla dokument är läsbara.
Vilka dokument behöver inte finnas som papperskopior?
När det gäller bokföring och verifikationer behöver man inte alltid ha papperskopior på alla dokument. Det viktigaste är att ha kontroll över vilken handling som är originalet och hur företaget väljer att presentera sin bokföring. Följande dokument behöver inte finnas som papperskopior:
Elektroniska kund- och leverantörsfakturor
Elektroniskt sparade kontoutdrag med in- och utbetalningar
Bokföring, inklusive verifikationslistor och huvudböcker
Kontoplaner, om de finns lagrade separat för varje räkenskapsår i ett program
Behandlingshistorik
Att lagra dokumenten i molnet är generellt sett säkrare eftersom data säkerhetskopieras kontinuerligt och alla lagar och regler hålls uppdaterade.
