Digital bokföring förenklar processer, ger geografisk frihet och tillgänglighet till information. Med systemet för bokföring kan du hålla koll på ut- och inbetalningar samtidigt som delar av konteringen automatiseras. Digitala deklarationer kan lämnas in tidigare och smidigare utan brev, papper eller fysiska signaturer, allt sker helt digitalt över internet.
Vad är digital bokföring?
Digital bokföring innebär att man tar den traditionella bokföringen (analog material) och gör den tillgänglig digitalt. Det kan ske genom att skanna in dokument eller använda maskininläsningstekniker, vilket innebär att alla transaktioner registreras, hanteras och lagras elektroniskt. Detta leder till en mer automatiserad process och möjliggör enkel delning med en redovisningsbyrå eller ekonomiprogram.
En digital och papperslös bokföring ger ökad flexibilitet och möjlighet att sköta administrativa uppgifter från vilken plats som helst. Dagens bokföringsprogram kan också få lärdom av historisk data och ge förslag baserat på tidigare information, vilket bidrar till en mer smidig och effektiv process.
Fördelar med digital bokföring
Den största fördelen med att använda digital bokföring är att det gör processen mycket snabbare. Genom att automatisera många av de manuella stegen och göra det möjligt att hantera dina transaktioner elektroniskt, sparar du både tid och pengar. Detta kan leda till att du kan öka din produktivitet och minska dina bokförings kostnader. Här är en lista över fler fördelar:
E-/PDF-faktoror istället för papper och brev som måste öppnas
Geografiskt avstånd - inte längre ett hinder
Söka fram verifikat går snabbare
Framställning av rapporter blir enklare och oftast helt automatiskt
Digital signatur för viktiga papper - vart man befinner sig är inte längre ett problem
Du behöver inte arbeta med eller förvara massor av pärmar längre (förvaring av verifikat)
Undviker förlorade/förstörda papper
Det finns tjänster som kan hjälpa till att digitalisera de breven som fortfarande kommer (t.ex Kivra företagsbrevlåda)
Du kan enkelt byta mellan redovisningsfirmor samt bokföringsprogram (med SIE-filer)
Automatisering av processer
Mängden information kan öka samtidigt som verksamheten expanderar utan problem
Håll koll på ut- och inbetalningar per automatik (kundres- och leverantörsreskontra)
Nackdelar med digital bokföring
Beroende på teknisk utrustning och internetuppkoppling så kan det finnas problem/hinder
Risken för hacking och dataintrång finns
Det är ingen tvekan om att digital bokföring har många fördelar, men det finns också några nackdelar att ta hänsyn till. Trots det kan vi konstatera att fördelarna är betydligt större än nackdelarna när det gäller att använda digital bokföring i jämförelse med den traditionell bokföring.
Måste man skriva ut en papperskopia och spara i pärmen?
Enligt 7 kap 1 § Bokföringslagen så ska räkenskapsinformation sparas i den form det tas emot - den s.k. originalhandlingen ska sparas. När du skapar en faktura och väljer mellan t.ex papper eller PDF så väljer du också därför vilken form den ska lagras i. Undantaget är grundbok, huvudbok och behandlingshistorik som MÅSTE vara elektroniskt om man nu har ett bokföringsprogram då de uppdateras kontinuerligt
