Alla företag behöver kapital för att fungera, även om de ännu inte har någon försäljning eller när behovet av pengar överstiger intäkterna. Då kan företag behöva låna pengar, vilket påverkar deras ställning i bokföringen genom ökade tillgångar och skulder. Exempelvis ska kortfristiga och långsiktiga lån bokföras på olika konton, och bank- och räntekostnader är avdragsgilla kostnader.
Bokföra lån
Bokföring av lån skiljer sig åt beroende på om det är kort- eller långfristigt. Kortfristiga lån betalas tillbaka inom ett år och bokförs på konto [2840], medan långfristiga lån betalas tillbaka under en längre tid och bokförs på konto [2350]. Ränteutgifter bokförs på separata konton beroende på typ av lån, medan alla andra kostnader för lånet bokförs på kontot bankkostnader [6570]. Skuldkontot i bokföringen ska spegla återstående belopp som ska betalas tillbaka.
Bokföra långfristiga lån
Företaget har tagit ett lån på 100 000 kr från ett kreditinstitut, som sätts in på företagskontot. Detta lån är en långfristig skuld eftersom det inte behöver betalas tillbaka inom en kort tid, mer än ett år.
I bokföringen ovan har konto [1930], företagskonto debiterats med 100 000 SEK och konto [2350], långfristiga lån från kreditinstitut har krediterats med samma belopp.
När företaget tar upp ett lån från ett kreditinstitut ökar deras likvida tillgångar, eftersom pengarna sätts in på deras bankkonto. Därför debiteras företagskontot med 100 000 SEK och samtidigt ökar företagets skuld till kreditinstitutet, vilket krediteras på konto [2350] långfristiga lån.
Bokföra kortfirstiga lån
Företaget har tagit upp ett kortfristigt lån (löptid under 1 år) från ett kreditinstitut på 100 000 SEK. Detta belopp har satts in på företagets bankkonto.
I bokföringen ovan har konto [1930], företagskonto debiterats med 100 000 SEK och konto [2840], Kortfristiga lån från kreditinstitut har krediterats med samma belopp.
Bokföra betalning av amortering och ränta på lån
Bokföra ränta
När ränta ska bokföras på ett lån så görs detta vanligtvis på kontot [8410] för långfristiga skulder eller kontot [8420] för kortfristiga skulder, beroende på lånets löptid. Räntan på ett lån bestäms i det skuldebrev som upprättas mellan långivaren och låntagaren och vanligtvis anges räntan som en enkel årsränta. Om det är ett rakt lån så har lånet lika stora amorteringar vid varje betalningstillfälle och räntan beräknas på skuldbeloppet före amorteringen.
Bokföra amortering
En låneplan som anger när och hur ett lån ska betalas tillbaka är vanligtvis känd som en amorteringsplan eller en avbetalningsplan. Ett långfristigt lån återbetalas vanligtvis genom flera amorteringar under låneperioden, medan ett kortfristigt lån oftast betalas tillbaka vid ett tillfälle.
Amorteringen av ett lån är inte en kostnad för företaget utan snarare en överföring av pengar från bankkontot till skuldkontot, vilket minskar skulden utan att påverka företagets resultat.
Bokförings exempel - amortering och ränta
I denna bokföring har tre konton använts för att hantera företagets kortfristiga skulder. [1930], företagskonto har krediterats för betalning av amortering och räntekostnader, medan 2840- kortfristiga skulder till kreditinstitut har debiterats för att minska skulden med 25 000 kr. [8410], räntekostnader har debiterats för att registrera de räntekostnaderna på 2 500 kr, medan [6570], bankkostnader har debiterats för en faktureringsavgift på 49 kr.
Om lånen är långfristig används konto [2350] istället för [2840].
