Kontrollbalansräkning - Upprättas vid misstanke om underskridande av eget kapital. Detta kan inträffa när aktiekapitalet håller på att förbrukas eller om kapitalet hotar att underskrida en kritisk gräns.
Vad är kontrollbalansräkning?
Kontrollbalansräkning är en snabb och specifik typ av balansräkning för att säkerställa att ett aktiebolag inte har kapitalbrist. Den visar bolagets ekonomiska situation på utförandedagen och baseras på standardredovisningsprinciper, men med anpassningar enligt aktiebolagslagen 25 kap. 14 §.
Steg för steg: Kontrollbalansräkning
Upprätta en kontrollbalansräkning - ska genomföras omgående och granskas av revisor (om bolaget har en).
Håll en bolagsstämma - beslut om bolaget ska fortsätta sin verksamhet.
Återställ aktiekapitalet - bolaget har åtta månader från stämmodagen att återställa kapitalet till minst motsvarande hela det registrerade aktiekapitalet.
Om aktiekapital inte återställs - bolaget måste likvideras eller man kan driva det vidare, men styrelse och vd blir personligt ansvariga för bolagets skulder och förpliktelser.
Göra om proceduren - senast efter åtta månader ska processen göras om med ny kontrollbalansräkning och bolagsstämma. Ordinarie årsbokslut kan räknas som en andra kontrollbalansräkning.
Likvidation - om bolaget har kapitalbrist kan styrelsen lämna in en likvidationsansökan, ansökan måste lämnas inom två veckor från den andra kontrollstämman eller den tidpunkt den skulle ha hållits inom åttamånadersfristen.
Driva bolaget vidare - personligt betalningsansvar upphör genom likvidation eller ny kontrollbalansräkning som visar återställt aktiekapital (fastställs på en kontrollstämma eller ordinarie bolagsstämma).
Personligt ansvar kvarstår - ansvaret kvarstår för perioden mellan åttamånadersfristen och upphörande av ansvar, men talan för skulder kan bara väckas inom tre år.
Skäl att anta kapitalbrist
Möjlig kapitalbrist i bolag bör undersökas med en kontrollbalansräkning. Styrelsen ska inte bortse från kapitalbrist om enkel bedömning visar överstigande eget kapital jämfört med aktiekapitalet. Dolda värden kan upptäckas vid kontrollbalansräkning då annorlunda värdering av tillgångar kan ske.
Kalla till bolagsstämma
Vid misstanke om bristande kapital, måste styrelsen snarast genomföra en kontrollbalansräkning. Om den visar på kapitalbrist, måste styrelsen hålla en bolagsstämma. Beslut om återställning eller likvidation tas på stämman. Kallelse till stämma ska ske inom 6 till 2 veckor. I brådskande fall kan stämma hållas även utan revisorns granskning. Stämman kan ställas in om den inte behövs.
Åttamånadersfrist
En kontrollbalansräkning visar på kapitalbrist, kan bolagsstämman besluta om vad som ska ske med bolaget. Bolagsstämman avgör om bolaget har en kritisk kapitalbrist och beslutar om fortsatt verksamhet eller likvidation. Om beslutet är för fortsatta verksamhetn, har bolaget åtta månader på sig att återställa kapitalet till minst det registrerade aktiekapitalet. Vid utebliven återställning måste bolaget likvideras, annars blir styrelseledamöterna och andra företrädare personligt ansvariga för bolagets skulder. Detta gäller även aktieägare som var med om beslutet. Betalningsansvaret inkluderar skulder och förpliktelser från och med den dag då åttamånadersfristen löper ut. För att undvika ansvar kan någon ansöka om likvidation och måste avgå, om stämman beslutar annat än likvidation vid tvång.
Den andra kontrollbalansräkningen
Den andra bolagstämman ska hållas inom 8 mån efter första kontrollbalansräkning. Där en ny kontrollbalansräkning presenteras, balansräkningen från årsredovisningen får användas för den andra kontrollbalansräkningen. Om fortfarande har kapitalbrist kan styrelsen lämna in likvidationsansökan. Revisorn granskar andra kontrollbalansräkningen (om bolaget har en). Om egna kapital är minst lika stort som registrerat aktiekapital, behöver inte bolaget likvideras.
Värderingen i kontrollbalansräkningen
Annorlunda värdering av tillgångar. En Kontrollbalansräkning bedömer företagets tillgångar på ett annat sätt jämfört med en vanlig balansräkning. Värdering sker som om verksamheten fortsätter. Tillgångar värderas till försäljningsvärde minus kostnader, medan inventarier/byggnader värderas till högsta av planenligt restvärde eller försäljningsvärde. Lagersaldo blir oftast högre jämfört med vanlig balansräkning. Direkt kostnadsförda förbrukningsinventarier ingår också.
Personligt ansvar
Ansvarsreglerna för en kontrollbalansräkning gäller inte bara för styrelseledamöterna i ett aktiebolag, utan också för bolagets VD och närmaste medarbetare om de är medvetna om att styrelsen inte följer lagen. Även aktieägare som beslutar om att fortsätta verksamheten trots en kapitalbrist kan vara ansvariga. Styrelsesuppleanter är endast ansvariga om de fattat beslut i en frånvarande ledamots ställe.
Personligt betalningsansvar kan uppstå om kontrollbalansräkningen inte gjorts i tid, saknar granskning från revisorn (om bolaget har revisor), om styrelsen inte har kallat till en bolagsstämma vid kapitalbrist, eller om inte en likvidationsansökan har gjorts inom åttamånadersfristen.
Ansökan om likvidation
Styrelsen har ansvar att ansöka om beslut om likvidation hos tingsrätten om två villkor inte uppfylls: antingen hålls inte en andra kontrollstämma inom rätt tid, eller den andra kontrollbalansräkningen visar fortfarande kapitalbrist och stämman beslutar inte om likvidation. Ansökan om likvidation ska ske inom två veckor från andra stämman eller från det datum då den senast skulle ha hållits. Likvidationsbeslut kan även prövas på ansökan från ledamot, VD, revisor eller aktieägare.
